Executive Assistant & Office Manager (m/w)

  • Aachen, Germany

Executive Assistant & Office Manager (m/w)

Job description

Als EA & Office Manager bei Allaoui Graphic Machinery sind Sie Teil eines jungen dynamischen Teams und partizipieren am Wachstum und Erfolg eines schnell wachsenden Unternehmens im globalen Maschinenhandel. Die Arbeit bei uns ist herausfordernd aber auch sehr abwechslungsreich und vielseitig. Sie haben immer wieder Kontakt mit Menschen aus aller Welt und kommunizieren dabei täglich in Englisch oder anderen Fremdsprachen. Ihnen wird nie langweilig, Sie können Ihre Fähigkeiten vielseitig einsetzen und lernen immer wieder neues dazu. 


Ihre Verantwortungen im Einzelnen: 

  • Sie begleiten wichtige Meetings mit Kunden und Lieferanten und verfolgen die Umsetzung beschlossener Maßnahmen
  • Sie kümmern sich um eine Reihe administrativer Aufgaben wie Terminplanung, Reiseplanung und Buchung, Reisekostenabrechnungen, Sekretariat etc
  • Als Project Manager übernehmen Sie auch eigenständig Projekte von A bis Z wie z.B. das Organisieren eines Messe-Auftrittes oder eines Open Houses oder vergleichbare Projekte im Bereich PR, Branding, Customer Relation Management
  • Sie sind verantwortlich für den gesamten Office Bereich (Eupener Straße 205). Dabei koordinieren Sie die regelmäßige Pflege der Räumlichkeiten sowie die Gestaltung im Sinne eines attraktiven lebhaften Arbeitsplates 
  • Sie arbeiten eng mit dem Führungsteam zusammen und unterstützen auch bei Tätigkeiten wie dem Recruiting oder auch strategischen Themen 

6 Gründe für Allaoui Graphic Machinery:

  • Arbeiten Sie mit einem dynamischen Team in kollegialer Atmosphäre
  • Werden Sie Teil einer Erfolgsgeschichte in einem innovativen digitalisierten Familienunternehmen made-in-Aachen
  • Erleben Sie spannende und abwechslungsreiche Herausforderungen 
  • Ein überdurchschnittliches Gehalt, attraktive Konditionen und Firmenwagen
  • Unbefristeter Arbeitsvertrag 
  • Kostenloser Zugang zum firmeneigenen Fitness-Studio und anderen Benefits


Requirements

  • Excellent English and German skills (ideally additional languages)
  • Experience providing executive support assistance
  • Project management experience
  • Experience designing processes to maximize efficiency
  • Excellent Microsoft Outlook, Excel and Word management skills
  • Intercultural competence in dealing with clients from all around the world
  • At least 2 years work experience
  • Document writing, editing, and readiness
  • Have fun at work and help others do the same